ERP: Optimalisasi Proses Bisnis dengan Biaya Lebih Rendah

Photo Credit: our-team (Freepik)

ERP atau Enterprise Resource Planning adalah suatu sistem untuk merencanakan sekaligus mengelola sumber daya yang dimiliki perusahaan. Lebih spesifik, sistem perencanaan ini memanfaatkan dukungan teknologi berupa software atau aplikasi terintegrasi yang menampilkan informasi secara real-time.

Bagi Anda yang bergerak di industri utilitas atau infrastruktur, tentu sering bersinggungan dengan beragam jenis sumber daya. Belum lagi, Anda juga harus menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Jika masih mengandalkan cara-cara lama, tentu tidak akan efisien. Bahkan tidak menutup kemungkinan bisnis Anda akan kalah saing dari kompetitor.

Artikel kali ini akan membahas bagaimana penerapan ERP dapat mengoptimalisasi proses bisnis serta membantu menguraikan tantangan yang dihadapi oleh industri utilitas dan manufaktur. Berikut penjelasan lengkapnya.

Baca Juga: 5 Manfaat AI pada Industri Utilitas Publik

Keuntungan menggunakan ERP

Dengan mengimplementasikan ERP, maka Anda akan optimalisasi proses bisnis akan terjadi. Berikut di antaranya:

1. Koordinasi lebih baik

Sering mengalami miskomunikasi dalam pengelolaan sumber daya perusahaan? Instruksi dari kantor pusat tidak diterima dengan baik di lapangan? Jika dibiarkan berlarut-larut, situasi tersebut tentu bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

Namun, dengan ERP, Anda bisa meminimalisir masalah semacam ini. Pada sistem perencanaan tersebut, Anda bisa menemukan kapabilitas untuk melakukan kolaborasi. Menariknya lagi, sistem kolaborasi tersebut bisa dilakukan secara real-time sehingga dapat mengurangi risiko miskomunikasi dalam koordinasi tim.

2. Mudahkan proses pengambilan keputusan

Dalam ERP, Anda dapat menemukan suatu teknologi yang dinamakan business intelligence. Program tersebut mampu mengumpulkan data dari berbagai sumber dengan cepat dan akurat. Dari kumpulan data tersebut, Anda bisa mendapatkan wawasan mengenai situasi yang sedang ditimbang. Dengan begitu, proses pengambilan keputusan pun bisa dilakukan lebih cepat.

Katakanlah Anda perlu mengetahui penyebab perubahan perilaku konsumen untuk optimalisasi proses bisnis. ERP akan langsung mencari data yang relevan seperti perilaku konsumen selama satu tahun terakhir dan tren pasar.

3. Mengubah data menjadi informasi yang dapat dieksekusi

Masih berhubungan dengan poin sebelumnya, perencanaan ERP bukanlah suatu proses yang asal jadi. Data mendasari setiap prosesnya. Teknologi ini mengumpulkan data dari berbagai sumber, seperti dokumen internal perusahaan dan media sosial. Data tersebut kemudian dikumpulkan dan dipilah, mana yang kira-kira relevan. Jika sudah, maka data akan diolah sedemikian rupa hingga menjadi sebuah informasi. Bahkan informasi yang disajikan adalah insight yang bisa segera Anda eksekusi.

4. Sinkronkan operasi di seluruh rantai pasokan

Salah satu tantangan yang kerap dihadapi oleh industri utilitas dan infrastruktur adalah data mengenai rantai pasokan atau supply chain. Sebenarnya hal ini wajar terjadi karena Anda harus mengelola bahan baku mentah hingga menjadi suatu produk yang dapat dikonsumsi. Terlebih keseluruhan prosesnya harus melalui serangkaian tahapan panjang.

Contoh yang paling sering sering terjadi adalah data yang tidak sinkron. Data yang dimiliki perusahaan tidak sinkron dengan data bahan baku di lapangan.  Alhasil, tahapan selanjutnya dalam rantai pasokan pun akan terganggu.

Dengan ERP, Anda bisa mengawasi seluruh rangkaian rantai pasokan, bahkan dari tahap menentukan supply sehingga optimalisasi proses bisnis terjadi. Tiap muncul permintaan, sistem secara otomatis akan mencatatnya. Anda pun bisa mendapatkan jumlah permintaan yang akurat. Jadi, pasokan yang harus Anda sediakan pun tetap sesuai, tidak kurang maupun terlalu berlebih.

Selain itu, ERP juga akan membantu Anda memantau pergerakan bahan baku. Itu berarti, tak ada lagi data bahan baku yang tidak sinkron dengan kondisi sesungguhnya.

Baca Juga: 7 Software Medis untuk Merevolusi Industri Kesehatan

Tantangan implementasi ERP dan cara mengatasinya

Hingga saat ini, tantangan terbesar dalam menerapkan teknologi selalu berhubungan dengan SDM. Begitu juga dalam implementasi ERP. Sistem baru berarti perlu ada penyesuaian. Proses ini jelas akan membutuhkan biaya, waktu, dan tenaga. Terlebih jika perusahaan sudah terlalu “nyaman” dengan sistem lama, tentu akan sulit untuk melakukan perubahan.

Meski begitu, bukan berarti hal ini tidak ada solusinya. Cara paling efektif untuk menyelesaikan tantangan tersebut adalah dengan cermat memilih ERP. Saat ini, sudah ada banyak sekali ERP yang bisa Anda terapkan. Pilihlah ERP yang mudah dijalankan dan memiliki tampilan antarmuka yang tidak terlalu rumit. Dengan begitu, SDM yang menjalankannya pun bisa segera beradaptasi.

Tantangan lainnya adalah proses migrasi data itu sendiri. Dengan menerapkan ERP, itu artinya Anda meninggalkan sistem lama. Terkadang, data yang ada dalam sistem lama tidak kompatibel dengan sistem ERP. Untuk mengatasinya, pastikan Anda sudah melakukan perencanaan dan persiapan sebelum menerapkan sistem baru.

Dalam menjalankan proses bisnis, tidak ada salahnya untuk memanfaatkan dukungan teknologi. Sebab, pada dasarnya teknologi diciptakan dan dikembangkan untuk memudahkan kehidupan manusia. Begitu juga dengan ERP yang dirancang untuk menyederhanakan proses bisnis.